こんにちは。ひとりで.comです。
今日は、Excel(エクセル)で文字列や数値を簡単に置換する方法について紹介したいと思います。
[置換]Excel(エクセル)で文字列や数値を置き換える
【目次】
検索と置換のショートカットキー
文字列や数値を置換するためのショートカットキーというのが存在します。
以下ではMacの操作方法にて説明いたしますが、Windowsでもほぼほぼ同様のやり方で置換のショートカットキーを出すことができます。
キーボード上のCtrl + [ H ]を押すことで可能です。
WindowsとMacでコントロールボタンの位置が多少異なりますので注意してください。
このCtrl + [ H ]を操作することによって、別ウィンドウがポップアップで現れます。
- 検索する文字列：置換をする前の文言を入力します。
- 置換後の文字列：検索する文字列をどの文字列で置き換えたいかを入力します。
- 検索場所
- シート：同一のシート上のみを置換の対象とします。
- ブック：シートだけでなく、Excel(エクセル)ファイル全体を対象とします。
- 検索方向
- 行：行方向に順番に見ていきます
- 列：列方向に順番に見ていきます
- 大文字と小文字を区別する
- 完全に同一なセルだけを検索する
- 半角と全角を区別する
では、実例を見ながら見ていきましょう。
Excel(エクセル)の名簿から都道府県名を置換する
下記に、人物の名簿を用意しました。こちらに記載さている都道府県の部分について考えていきたいと思います。
こちらに記載されている都道府県部分について、置換していきたいと思います。
具体的には…
岐阜県、兵庫県…というようになっている「県」の部分について取り除く
ということをやっていきたいと思います。
具体的にどういうことを行う必要があるでしょうか？
まず、前提として考えて置かなければならないのは…
- 東京都の都を取り除く
- 京都府と大阪府の府を取り除く
- その他の県については、県を取り除く
とうことです。これを踏まえた上で置換を行っていくことにしましょう。
- 「東京都」を「東京」に置換する
まずは東京都を東京に置換してみます。
検索する文字列：東京都
置換後の文字列：東京
[すべて置換]
[すべて置換]ボタンを押すと、以下のようなポップアップが出ます。
【5インスタンスを置換しました】
…わかりづらいですね。5つの文字列を置換しました、ということだと認識しておきましょう。
これで、東京都の置換が終わりました。これと同様に、京都府、大阪府、それ以外の県も行っていきます。
京都府、大阪府を置換する場合は
検索する文字列：府
置換後の文字列：[空白]
[すべて置換]
としてください(正確な置換方法は以下の画像を参照)
それ以外の県を置換する場合は
検索する文字列：県
置換後の文字列：[空白]
[すべて置換]
としてください(正確な置換方法は以下の画像を参照)
これで、都・府・県の置換が終わりました。
シートを見てみましょう。無事、各文字列の置換ができています。
置換時に検索する方法と範囲に注意
Excel(エクセル)で文字列を置換する方法については、上記にて理解できたかと思います。しかし、疑問に思った方もいるかもしれません。
「なぜ、東京都のみ[東京都]と検索し、それ以外は[府]と[県]で検索したのか」
と。
置換を行う際は、以下の2つの事に気をつける必要があります。
- 置換したいその文字列は他の部分に影響を与えないか
- 置換したい文字列が入っているのはどこの範囲か
置換したいその文字列は他の部分に影響を与えないか
例えば上述の例で考えますと、「東京都の[都]」の部分だけ変更したかったのですが、仮に「検索する文字列」に[都]と入れた場合、どのような事が起きるでしょうか…。
都道府県の場合「京都府」という文字列も存在します。すなわち、[都]だけを指定してしまうと「京都府」に含まれる[都]も置換の対象となってしまいます。
従って、置換したい文字列が「どこに含まれるのか」ということまで認識した上で、検索する文字列（置換対象の文字列）を考えるようにしてください。
置換したい文字列が入っているのはどこの範囲か
これも上記の部分と連動してくる考え方ですが、置換を行いたい範囲はどこか（どの行か、どの列か）という部分を考えておくと良いでしょう。そうしないと意図しない場所で置換がおこなれてしまう可能性があります。
例えば、性別の「男」を「男性」に置換したい場合、シート全体で置換しようとすると「数男」という名前の人がいた場合、その名前まで変更されてしまい「数男性」という風に変わってしまっている場合があります。そして、それに気づかずそのままファイルを保存してしまう事も充分考えられます。
この2点は非常に重要なので、よく覚えておいてください。
ショートカットキーを使わずに置換する方法
置換の方法として、Ctrl + [ H ] や Command + [ H ]による置換ポップアップの表示を説明しましたが、これ以外にも置換機能を呼び出す方法があります。そちらについて紹介したいと思います。
こちらはものすごく簡単かつ明快です。
置換したい範囲を選択（特に指定しない場合はそのまま）グローバルメニューの[編集]から[置換]を選択します。
すると、先ほどと同様の置換のポップアップが登場します。
置換は、一度に多くの文字列を規定に従って変更することができるので非常に便利な機能です。しかし、置換する文字列の選択を誤ったり、範囲を間違えたりすると、関係ない箇所にまで影響が及んでしまうことがあるため、どこまでを対象とするのか、他の文字列に影響がないのかを見極めた上で使うようにしましょう。
