こんにちは。ひとりで.comです。
今日は、Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドで新たに追加された新機能について紹介していきたいと思います。
2017年8月31日(木)に正式ローンチされた機能ですが、結構便利なので覚えておくと良いでしょう。
変更履歴でバージョン名（版に名前をつける）事が可能に
【目次】
Googleドキュメント / スプレッドシート / スライドの変更履歴とは？
Googleドキュメント / スプレッドシート / スライドの変更履歴については、過去に記事を書いたことがありますので、詳細はそちらをご確認ください。ここでは、簡単に変更履歴について説明したいと思います。
※Googleドキュメント / スプレッドシートの変更履歴については下記の記事を確認ください。
Googleドキュメント / スプレッドシート / スライドの各製品では、変更履歴という機能が備わっています。
これは、いつ、誰が、どの部分を変更したのか、過去に遡ってほぼ全ての内容を確認することができる非常に便利な機能です。
例えば、Googleドキュメントで、自分が知らない間に文章が変更になってい場合、この変更履歴を通して、誰がいつ変更したのかを確認できますし、Googleスプレッドシートで表計算をしていて、数式がおかしくなってしまった場合、過去のバージョンに戻すことができるので、正しく動いていたときからやり直すことができます。
変更履歴の表示を行うには
[ファイル]→[版の履歴]→[変更履歴を表示]
の手順で進むことで変更履歴を表示することが出来ます。
※下記はGoogleスプレッドシートの例を表示しておりますが、GoogleドキュメントやGoogleスライドでも同じく[ファイル]→[版の履歴]→[変更履歴を表示]にて変更履歴を表示することが可能です。
すると以下のような画面に遷移します。右側の枠で囲った部分が実際の変更履歴です。時系列に最新のものから表示されています。
これを確認することによって、このGoogleスプレッドシートのファイルをいつ誰が変更したのかを確認することができます。
Googleドキュメント / スプレッドシート / スライドで変更履歴に名前をつけてバージョン管理する
ここからが本日の主題（新機能）です。上記で変更履歴が表示される事が理解頂けたかと思いますが、この履歴、今まではいつ誰がどのような変更を行ったかということしかわかりませんでした。従って、それぞれの変更履歴を閲覧してはじめて、どのように変更したのかがわかり、検索性に劣っていました。
今回のアップデートでは、変更履歴に名前をつけることができるようになりました。すなわちバージョン管理ですね。これによって、いつどんな変更をしたのか、確認することができるようになります。
変更履歴の最新版に名前をつける
最新版に名前を付ける場合と過去版に名前をつける場合とでは若干そのやり方がおことなってきますのでそれぞれについて説明していきたいと思います。
※今回もGoogleスプレッドシートにて説明していきます。
最新版に名前をつけたい場合は、変更履歴を表示したときと同様に
[ファイル]→[版の履歴]→[最新の版に名前をつける]
を選択します。すると
すると、以下のように名前をつけられるポップアップが表示されますので、こちらにて任意の名前を設定してあげます。どのような用途でバージョン管理をしていくかにもよりますが、版の名前は、そこでどのような変更を行ったのかが版の名前からある程度推測できるような名称になっていると後で便利になります。
変更履歴の過去の版（バージョン）に名前をつける
上記では最新版の版の名前の変更方法を説明しましたが、過去のバージョンの名前も変更することができます。ただし、こちらに関しては少しわかりづらいので、以下を確認頂き、どのように変更すればよいかを確認しておくと良いでしょう。
過去の版に名前をつけたい場合は、まず、変更履歴の表示画面まで遷移します。変更履歴を表示したい場合は、
[ファイル]→[版の履歴]→[変更履歴を表示]
でしたね。
そうしたら、次に、版に名前をつけたい履歴部分の
[この版に名前を付ける]
と選択します。
すると、日付と時間が表示されていた部分に名前を付けることが可能となるので、ここで版の名前を入力します。これで、過去の版の名前の変更が完了です。
いかがでしたでしょうか？
変更履歴の表示はGoogleドキュメント / スプレッドシート / スライドで非常に便利な機能として活用している人も多いかと思いますが、どんな変更がされていたか、についてはひと目でわからず…昔のバージョンに戻したい場合、なんとなくで戻していた人も多いかと思います。
今回のバージョン管理を上手く用いることによって、何かあった際にどの時点まで戻せばよいかがわかりやすくなるため、長期的に多くの人が利用するファイルについては、うまく版の管理を活用していくと良いでしょう。
