こんにちは。ひとりで.comです
今日は、Googleスプレッドシートでの通知ルールについて紹介していきたいと思います。
スプレッドシートで通知ルールを設定する
【目次】
1.通知ルールとは？
2.通知ルールの設定方法
3.設定時の注意事項
1.通知ルールとは？
Googleスプレッドシートの通知ルールとは「通知を設定すると、他のユーザーが自分のスプレッドシートを変更した日時や変更の内容を知ることができ、更に通知の頻度を指定することもできます。」
スプレッドシートで他人に編集されたくない時に、この設定をしておくと、誰がいつ編集したのか…を知ることができるので、問題の早期発見につながります。
また、誰かに編集させようと思った際に、その人が編集をした直後にそのお知らせを受け取ることができるので、わざわざ編集したかどうかを確認する必要もなくなります。
また、別途べつの回で説明しますが、Googleフォームを使った際にこの通知ルールを設定しておくと、誰かがフォームを送信する度にそれがわかるため、非常に便利です。
2.通知ルールの設定方法
それでは、実際に通知ルールの設定方法について見ていくことにしましょう。
[メニュー]から[ツール]を選択し、[通知ルール]を選びます。
次に[通知ルールの設定]というポップアップ画面が表示されますので、そこで以下の2つを選びます。
（１）いつ通知をするか？
変更が入ったとき：自分以外の誰かがスプレッドシートを変更した時にメールで通知されます。
ユーザがフォームを送信したとき：（Googleフォームを使用している時限定）誰かがフォームを送信した時にメールで通知されます。
（２）通知方法
メール – 1日1回：メールで1日1回通知をします。複数の変更があった場合は、まとめて1日分通知されます。
メール – その都度：メールで変更があったその都度通知されます。複数あった場合はその分だけ1回1回メールが送られてきます。
以上で設定は完了です。
3.設定時の注意事項
スプレッドシートの通知ルール…上記の通り、非常に便利な機能であることがわかったかと思いますが、いくつか注意事項がありますので、以下を理解した上で設定するようにしましょう。
（１）変更が入った時…で設定するとメールがたくさん来る
通知ルールを「変更が入った時」で設定すると、メールがたくさん送られてきます。ちょっとした変更でもメールが送信されてしまうので、この設定をする際は、ほとんど変更されないようなスプレッドシートである事を前提として設定してください。 また、たとえ1日1回の頻度で設定しても設定箇所が多いと、それを追っていくだけでも大変ですので、ご注意ください。
（２）複数のスプレッドシートで設定すると混乱する
上記内容とも重複する部分がありますが、複数のスプレッドシートでこの機能を設定するとよりたくさんのメールが届くことになります。従って、どれが重要な内容なのかの判断が難しくなることがあります。
スプレッドシートの通知ルールは非常に便利な機能ですが、あまり多用しないようにすることがポイントで本当に大事な事にだけ設定する、また終わったら通知ルールを削除する…という事を承知いた上で利用するようにすると良いでしょう。
