スプレッドシート:別のスプレッドシートからデータを挿入するIMPORTRANGE関数

Googleスプレッドシート-IMPORTRANGE関数2
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こんにちは。ひとりで.comです。

今日は、Excel(エクセル)にはない、スプレッドシート独自の関数であるIMPORTRANGE関数について紹介したいと思います。

 

別のスプレッドシートのデータを表示させることができるIMPORTRANGE関数

 

【目次】
1.IMPORTRANGE関数とは?
2.IMPORTRANGE関数の使い方
3.IMPORTRANGE関数使用時の注意事項

 

 

1.IMPORTRANGE関数とは?

IMPORTRANGE関数とは指定したスプレッドシートからセルの範囲を読み込む事ができる関数です。すなわち、他のスプレッドシートからデータを引っ張ってくる事ができます。例えば、もとのスプレッドシートは編集ができない(もしくは、編集したくない)もので、そのデータを他のスプレッドシートに反映させて作業することができるようになります。

また、インターネットがつながっている環境では即時にもとのスプレッドシートのデータが反映されます。従って、作業効率もものすごくよくなります。Excelのように、最新版に更新するために、再度データをダウンロードしたり開き直したりする必要がありません。

このIMPORTRANGE関数は、Googleスプレッドシート独自の関数で、Excel(エクセル)にはこの関数は存在しません。この点は注意が必要です。

 

IMPORTRANGE関数は以下のような様式で利用します。

=IMPORTRANGE(スプレッドシートキー, 範囲の文字列)

スプレッドシートキーとは、スプレッドシートが固有にもつユニークIDの事を指します。具体的には、

https://docs.google.com/spreadsheets/d/スプレッドシートキー/edit#gid=0

上記のURL上で赤く記載した「スプレッドシートキー」というのがそれに当たります。

 

範囲の文字列の部分については、スプレッドシート内のシート名とシート内での範囲を示します。

 

 

 

2.IMPORTRANGE関数の使い方

 

それでは、具体的にどのように関数を使えば良いのか、見ていくことにしましょう。

まず以下のようなスプレッドシートがあったとします。
・スプレッドシートの名前は「TEST
・スプレッドシートのシート名は「元データ(6月)
・スプレッドシートのデータは「A1からG24」まで

Googleスプレッドシート-IMPORTRANGE関数1
Googleスプレッドシート-IMPORTRANGE関数1

 

 

このデータを別のスプレッドシートにIMPORTRANGE関数を使って反映してみましょう。その為の別のスプレッドシートを用意します。以下のようにIMPORTRANGE関数を入力します。

Googleスプレッドシート-IMPORTRANGE関数2
Googleスプレッドシート-IMPORTRANGE関数2

数式を以下に入れておきますので、必要な人は下記をコピーして、スプレッドシートキーと範囲の文字列を変更してください。

=IMPORTRANGE(“1BoM32TmKdJ5MD_sw9Stnxv0P9GnMjzJ6AhQx-5YIlWw”,”元データ(6月)!A1:G24″)

 

 

しかし、これだけでは、エラーが発生してしまいます。このエラーを解除してあげる必要があります。(もちろん、アクセス権限がないスプレッドシートからはデータをもってくることはできません。

Googleスプレッドシート IMPORTRANGE関数3
Googleスプレッドシート IMPORTRANGE関数3

 

 

 

すると…以下のように、別のスプレッドシートからデータを表示させることができると思います。

Googleスプレッドシート IMPORTRANGE関数4
Googleスプレッドシート IMPORTRANGE関数4

 

このように、IMPORTRANGE関数を使うと他のスプレッドシートからデータを持ってくることができるようになります。

 

 

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3.IMPORTRANGE関数使用時の注意事項

IMPORTRANGE関数は、利用する際に以下の事に注意する必要があります。

 

 

(1)データが重くなる

他のスプレッドシートからデータを読み込みに行くため、通常に開くスプレッドシートよりはデータが重くなります。特に外出先にて使用するときは容量の増加に気をつけるようにしてください。

 

(2)権限がないと見れない

もちろんですが、他のスプレッドシートを持ってくるためにはそのスプレッドシートの権限を持っていないとデータを持ってくることはできません。IMPORTRANGE関数を利用する際は、そのスプレッドシートの権限を持っているものだけしか取り扱えないということを覚えておいてください。

 

(3)書式は反映されない

上記例であげたように、転送先のスプレッドシートでは、データのみが反映され、書式設定については反映されません。従って、書式を整えたい場合はゼロから設定するか、データ元の書式設定をコピーする必要があります。

 

(4)余計な文字列をセルに入れるとエラーが発生する

IMPORTRANGE関数で反映されているデータの範囲に何か別の文字列を入れると、エラーが発生しますので、その範囲内では上書き等をしないようにしてください。

Googleスプレッドシート-IMPORTRANGE関数5
Googleスプレッドシート-IMPORTRANGE関数5

 

 

上記図では、A1からG24までのデータを引っ張ってきていましたが、その範囲内であるC2に文字列を上書きしました。すると、エラーが発生してしまいます。

 

 

 

IMPORTRANGE関数を使うと、ファイルを共有する人によって、見せる範囲を限定したり、編集権限を与えずに閲覧だけさせることができます。ぜひ、このIMPORTRANGE関数の使い方をマスターしてみてください。