こんにちは。ひとりで.comです。
今日は、Excel(エクセル)で作業を効率化させるオートフィル設定で都道府県の順番を自動的に設定する方法について紹介していきたいと思います。
オートフィル機能を活用して都道府県をほぼ自動的にに表示させる方法
都道府県の並び順をユーザー設定リストで設定する
以前、ユーザー設定リストの機能について紹介したことがありました。ユーザー設定リストとは、並び順を規定するための一覧のことを指します。
以前の記事はこちら
まずは、都道府県の一覧をエクセルの任意のシートに貼り付けを行います。こちらに貼り付けておいてこの後、この一覧を使います。
次に、エクセルのメニューの[Excel]の部分にある[環境設定]を選択します。
※この段階でどこかセルを選択しておく必要はありません。
Excelの[環境設定]を選択すると以下のようなポップアップが出現します。この中段にある[ユーザー設定リスト]を押します。
すると[ユーザー設定リスト]の詳細画面が出てきます。このユーザー設定リストの部分に既にデフォルトで色々なリストが入っています。が、今回は、こちらにはない独自のリストを設定したいので、[リストの取り込み元範囲]を選択して、指定範囲を指示します。
先ほどコピーして貼り付けておいた、都道府県の一覧の範囲を指定します。
[環境設定]の画面に戻ると、既に新たなユーザー設定リストとして都道府県の一覧が入っていると思います。この状況で[インポート]のボタンを押します。そして、[OK]ボタンを押して、ポップアップを閉じます。
これで、Excel(エクセル)のユーザー設定リストの登録が完了しました。
※基本的には一度設定しておけば、エクセルを閉じても再度開いた際にも適用されます。
作成したユーザー設定リストはオートフィルで活用できる
上記で作成したユーザー設定リストはオートフィルでも活用することができます。これの何が良いかと言うと、頻繁に使用するユーザー設定リストをいちから作らずに簡単に一覧を作ることが可能になります。
これがどういうことかと言うと、実際に図で説明していきたいと思います。
まず、任意のExcel（エクセル）に北海道と入力します。
※ただし、事前にユーザー設定リストに都道府県の一覧を記録しておいてください。
次に、北海道と入力したセルにカーソルを合わせ、セルの右下にマウスを合わせて、クリックしたまま、下に引き伸ばしてください。
すると、以下のように北海道から順番に事前にユーザー設定リストに記録した都道府県一覧を表示させることができます。
なお、オートフィルとして利用するのか、単純にセルのコピーを行いたいのかを選択することもできます。その設定は以下のように、小さなポップアップにて選択することができます。
さて、いかがでしたでしょうか？
今回は、都道府県をユーザー設定リストに登録してオートフィルにて活用する方法を紹介しました。ユーザー設定リストは都道府県に留まらず、例えば、自社の支店の一覧や、メンバーの名前、部署の一覧など、活用する機会はたくさんあるかと思いますので、自身の作業効率化にぜひユーザー設定リストとオートフィルを活用して効率化してみてください。
