こんにちは。ひとりで.comです。
Google Spreadsheet（スプレッドシート）での共有の仕方について説明したいと思います。共有機能は非常に便利で、ファイル共有する事によって仕事の効率が抜群にあがります。しかしながら、共有の方法、仕組みを理解していないと大事な会社の情報を漏洩しかねないとも言えますので、共有のやり方、仕組みをしっかり理解して業務効率化に役立てましょう。
スプレッドシートでファイルを他人と共有する方法
ファイルを共有するにはどのように共有するのか設定することができます。それぞれどういった意味で使われるのか見ていきましょう。
（１）特定の人だけにスプレッドシートのファイルを共有する方法
ファイルを特定の人だけに共有する方法です。この場合、他の人がファイルのリンクを知っていたとしても閲覧することはできません。
まず、画面右上にある、「共有」ボタンを押します。
ユーザーの欄に共有したい相手のメールアドレスを入力します。共有と一緒にそのファイルの説明等何か伝えたい事がある場合は、その下の「メモを追加」の欄に内容を入れます。そして最後に送信ボタンを押します。そうすると、入力したメールアドレス宛てにファイル共有のメールが届きます。
（２）不特定多数の人にスプレッドシートのファイルを共有する方法
メールアドレスを直接入れなくても、不特定多数の人に一度で共有することもできます。
右下の詳細設定を押します。
「アクセルできるユーザー」の近くにある「変更」ボタンを押します。
この画面にて、誰に対して共有するのか共有範囲を明確化します。
(1)オン – ウェブ上で一般公開
こちらを選択すると、一般全員に公開されます。誰でもこのファイルにアクセスすることができるようになりますので、公開するファイルについては充分注意してください。何か不特定多数の方々に公開したい場合はこちらを選択しますが、通常スプレッドシートを利用している時にはこの設定はほとんど使わないかと思います（ウェブ上で誰でも見れるようにしたいファイルはそうそうないと思います）
(2)オン – リンクを知っている全員
こちらを選択すると、リンクを知っている人は全員見れるようになります。例えば、このファイルのリンクを渡した人が全員見れるようになりますので、例えば会社内で誰まで見るかわからない…という場合はこちらを選択すると良いでしょう。
アクセルレベルの設定
また、アクセスレベルの設定も可能です。ここで言うアクセスレベルとは、共有された方がこのファイルに対してどこまでの権限をわたすか…という意味です。
（１）編集者（誰でも編集可）
「編集者」として共有すると、作成者とほぼ同じ権限となり、ファイルを編集することができるようになります。他人に編集してほしくない、という場合以外はこの方式で共有すると良いと思います。
（２）コメント可（読み取り専用）
「コメント可」として共有すると、その人はファイルを編集することはできません。その代わり、各セルに対してコメントを残すことは可能となります。ファイルは編集させたくないが、何か間違いがあった場合、指摘して欲しい時などはこちらで共有すると良いと思います。
（３）閲覧者（読み取り専用）
「閲覧者」として共有すると、その人はファイルを編集することはできません。また、上記のコメントを残すこともできません。ファイルを編集してほしくない、完全に見るだけ、として共有したい場合は、こちらを利用すると良いかと思います。
このように、スプレッドシートによるファイルの共有は様々な方法がありますので、それぞれの特徴をよく知った上で、共有をするようにしましょう。
