Excel(エクセル)でデータやテーブルの並び替えで見やすいデータを作る

Excel 並び替え1
[`evernote` not found]
LINEで送る
Pocket

こんにちは。ひとりで.comです。

Excelのデータを扱う上で重要な並び替え…データやテーブルを扱う皆さんにとって、非常に重要な機能であるにも関わらず、曖昧に覚えている方も多いのではないでしょうか?

今回は、Excelの並び替え機能に焦点を当てて、その機能を紹介していきたいと思います。

 

 

Excelでの並び替え機能について

並び替えの昇順、降順とは?

並び替えを実施する際には、「何順」で並び替えるか…を常に設定する必要があります。これを表すのが昇順・降順という考え方です。

昇順・降順がどちらがどっちなのか…覚えられない方が多いので、以下のように考えてみてはいかがでしょうか??

(1)昇順

昇順は…階段を昇るイメージです。従って、1から数えると、1,2,3,と増えていく事になります。順位で行くと1位、2位、3位となりますし、あいうえお順だと、「あ」から始まる順番となります。

昇順
昇順

(2)降順

降順は…階段を降りるイメージです。従って、数字となると、10,9,8と下がっていくことになります。またあいうえお順ですと、「ん」から始まってどんどん戻っていく事になります。

降順
降順

 

昇順・降順は並び替えを行うにあたって非常に重要な概念ですので、間違えないように気をつけましょう。

 

 

並び替えに使える項目とは?

Excel(エクセル)の並び替えには、様々な項目が利用できます。

・値
・セルの色
・フォントの色
・セルのアイコン

基本的には「値」にて並び替えを行うことがほとんどかと思いますし、過去のExcelのVersionではそもそも値のみでしか並び替えができませんでした。従って、並び替えといえば「値」とおぼえている方も多いかもしれません。

 

 

しかし、実はセルの色、フォントの色、セルのアイコンにて並び替えをすることもできます。
*本日は最も使用頻度の高い、値での並び替えを紹介します。

Excel 並び替え1
Excel 並び替え1

Excel(エクセル)並び替えの使い方は以下のようになります。

①セルの範囲を選択します
– 並び替えをしたい範囲を選択します。ここを選択肢ないと意図しない範囲まで並び替えが行われてしまうので注意してください。

②並び替えの種別を選択します。
– 特殊な並び替えを行わないかぎりは昇順・降順を選びます。

 

 

このままの並び替えでは、一番左の項目を元に並び替えが行われます。並び替えの基準項目を変更したい場合は、「並び替えのユーザ設定」を選択します。

 

Excel 並び替え2
Excel 並び替え2

 

列の部分を選択すると、列名が表示されますので、並び替えを行いたい項目を選択すると、その項目にて昇順・降順にて並び替えが行われます。

 

 

スポンサードリンク

並び替えを行う際に注意する事は?

Excel(エクセル)で並び替えを実施する際はいくつか注意すべき点がありますので、並び替え実施の際は以下の点において注意してください。

 

セルの結合を行っている場合は並べ替えができません。

セルの結合を行っている範囲を一緒に並び替えを行おうとするとエラーが表示されます。これは、セルが結合されている範囲では、行が複数に渡っているため、並び替える対象が確定できないからです。

Excel 並び替え3
Excel 並び替え3

 

 

 

合計値や平均値が入っている場合、並べ替える範囲に注意。

Excel(エクセル)の表では、合計値や平均値があっても構わずに順番を並び替えてしまいます。

 

Excel 並び替え4
Excel 並び替え4

 

このような表を並び替える場合は、範囲の指定を気をつける必要があります。この平均値と記載されている部分を含めない形で範囲を指定してください

 

【よくない例(範囲選択を間違えてしまった例)】

Excel 並び替え5
Excel 並び替え5

 

このように範囲を間違えると平均値も含めて並び替えられてしまいます。

 

 

同じ数値のものが2つ以上あった場合、第二優先の並び替えを設定する必要がある。

項目が少ないデータやテーブルの並び替えであれば、あまり考える必要はないですが、データの項目が多かったりすると、各項目毎に同じ数値や文字列が入っている事があります。こういった場合、並び替えの第二優先以降を設定することができます。

 

Excel 並び替え6
Excel 並び替え6

 

例えば上記のようなデータの場合、テストの点数が違う鈴木さんが2名います。名前を基準に並び替えると、得点の多い少ないを決定することができません。

こういった場合には、並び替えを行う基準を追加して、並び替えを行います。

 

Excel 並び替え7
Excel 並び替え7

 

先ほどと同様に「並び替えのユーザ設定」をおした後に、

①左下に配置された「プラスボタン」を押すと「次に優先されるキー」というのが出てきます。
②「」と並び替えの「順序」を選択します。

 

Excel 並び替え8
Excel 並び替え8

 

すると、名前順かつ、名前が同じだった場合は、得点が低い順 に並び替えられました。

 

Excel(エクセル)における並び替え機能は使う機会が非常に多い機能のひとつです。昇順・降順といった基本的な考え方から、どういった条件で並び替えをしたいのか、またはできるのか、をしっかり理解した上で活用すると、とても便利な機能です。

ぜひともうまく活用してください。