Google Spreadsheet(スプレッドシート)の便利機能 – マイフィルタで便利に共同作業 –

Googleスプレッドシート マイフィルタ2
LINEで送る
Pocket

こんにちは。ひとりで.comです。

9月8日の午前2時から、Appleによる新製品の発表がありましたね。そちらでもひとつの発表としてあった「iWork」。

共同編集を可能にした…というのをウリにしていたようですが…

Pages、Numbers、Keynoteは、驚くような書類を作成するためのベストな
方法です。もうすぐ公開される共同作業の新機能を使えば、チーム
みんながリアルタイムで文書、スプレッドシート、プレゼンテーションを
編集できるようになります。Mac、iPad、iPhone上はもちろん、iCloudの
ためのiWorkを使ってWindowsパソコン上でも作業ができるようになります。

これ、既にGoogle DocsやSpreadsheet、Slideにて可能な内容です(詳細は見ていないですが)。むしろ、今更感ハンパない感じがします。

 

スプレッドシートのマイフィルタ機能で、自分だけのフィルタが作れる。

 

さて、ここからが本題です。

【目次】

1.条件で表示する項目を絞り込むフィルタ機能について
2.共同編集できることの功罪
3.マイフィルタを利用するにあたって気をつけるべき点

 

 

以前スプレッドシートによるフィルタ機能については紹介いたしましたが、それの応用編ということになります。

 

 

1.自分だけの条件で表示できるマイフィルタ機能

以前、説明したスプレッドシートのフィルタ機能ですが、ひとつ欠点がありました。それは、共同編集できるということの逆張りの不利益として、閲覧者全員が同じ画面になってしまうという事です。すなわち、AさんとBさんで別のデータを見ることができないので、個々に役割を割り振った共同作業などには向かない、ということです。

しかし、本日紹介するマイフィルタ機能は自分だけのフィルタを独自に作成できます。そしてそれを他人と共有することができます。

 

では、実際にどういうことか見ていくことにしましょう。

Googleスプレッドシート マイフィルタ1
Googleスプレッドシート マイフィルタ1

 

 

 

前回も使用した表です。こちらを元に考えてみましょう。この表を元にマイフィルタを作ってみます。マイフィルタ機能はグローバルメニューの[データ]か[ツールバー]から選択します。

グローバルメニューの[データ]から[フィルタ表示]そして[新しいフィルタ表示を作成]を押してください。

Googleスプレッドシート マイフィルタ2
Googleスプレッドシート マイフィルタ2

 

 

 

すると、行列近辺の背景色が濃いグレーに変化します。このようになっていたら、マイフィルタの設定画面と思って頂いて構いません。ここでまず行うことはこのマイフィルタの[名前]と[範囲]を指定してください。名前はわかりやすい名前にするようにしてください。

Googleスプレッドシート マイフィルタ3
Googleスプレッドシート マイフィルタ3

 

 

 

[名前]と[範囲]を設定した状態でフィルタの条件設定をしてください。

Googleスプレッドシート マイフィルタ4
Googleスプレッドシート マイフィルタ4

 

 

上記で、独自の条件設定のマイフィルタを設定することができました。このままURLを共有することによって、このマイフィルタの状態でほかの人に共有することもできます。また、上記で設定した名前によって、[フィルタ表示]の部分に設定したマイフィルタが表示されるようになりますので、そちらから選択する事もできます(下記参照)

Googleスプレッドシート マイフィルタ5
Googleスプレッドシート マイフィルタ5

 

 

 

スポンサードリンク

2.共同編集できることの功罪

 

当たり前ですが、Googleスプレッドシートは共同編集することを前提としたシステムです。通常Excel等であれば、フィルタ機能を使っても、その人個人のPC上のみで表示されているだけなので、フィルタにて条件設定して表示したいデータを変更しても問題ないのですが、スプレッドシートではそうはいきません。

Googleスプレッドシートで通常のフィルタ機能を利用すると、他の閲覧者に対してもそのフィルタ機能が適用されてしまうため、フィルタ機能を活用しての共同作業には向いてません。

しかし、今回紹介したマイフィルタ機能を使用すると、他の人の表示には影響を与えずに独自の表示を実現することができます。

 

 

 

3.マイフィルタを利用するにあたって気をつけるべき点

 

ただし、マイフィルタ機能を使うにあたってはいくつか気をつけるべき点がありますので、そこにもふれておきたいと思います。

 

(1)たくさん作りすぎてしまうと何がなんだかわからなくなる。

当たり前ですが、名前の付け方等については、よく考えておく必要があります。便利だからといって、スプレッドシートの閲覧者が独自でマイフィルタを作るとどのフィルタが何を表しているのかがわからなくなります。従って、名前の付け方や作成制限などを事前に考えてから使用するようにしましょう。

 

(2)作成されたものを再度編集する場合

一度作成したマイフィルタを編集する際にも注意が必要です。というのもマイフィルタの条件変更時は、その履歴が残りません。従って、一度別条件で他の閲覧者に共有し、その後条件変更を行うと、それを相手に知らせておかないと、以前作成された条件のままと思ってファイルを開いてしまいます。そこで他の閲覧者には混乱が生じる可能性がありますので、名前を変更するなどの工夫を行ってください。

 

 

さて、マイフィルタ機能はいかがでしたでしょうか?用途にあわせて通常のフィルタ機能と今回のマイフィルタ機能を使い分けるとより効率良くGoogleスプレッドシートが浸かるようになると思います。