こんにちは。ひとりで.comです。
Excel（エクセル）を活用して人事データの重複チェックをしてみたいと思います。以前もCOUNTIF関数を用いて、重複チェックを行う方法を紹介しました。
前回は、重複するデータがあった場合は、上からいくつめの重複かを数値として表示させる方法でしたが、今回は、重複するデータには「重複データ」という文字列を表示させて、よりわかりやすくしたいと思います。
※今回の解説ではExcel（エクセル）のIF関数とCOUNTIF関数を使います。もしこちらの関数の使い方をご存知でない方は、以下の記事も参照ください。
IF関数
COUNTIF関数
Excel(エクセル)のIF関数とCOUNTIF関数を組み合わせて重複データを抽出する方法
Excel(エクセル)重複チェック用のサンプルデータを用意
まず、Excel(エクセル)を用いた重複チェックを行う用のサンプルデータを用意したいと思います。今回は、重複がある人事データを用いて重複チェックをしていきたいと思っています。
このデータを使って、実際にどのように重複チェックを行っていくのかについて、次の章以降で見ていきましょう。
IF関数とCOUNTIF関数と組み合わせて重複データを判明させる
今回、Excel(エクセル)上のデータから重複データがあるかを判明させるために、IF関数とCOUNTIF関数を使っていきたいと思います。
両方とも「もし〜」だったらという数式ですが、この2つを組み合わせることによって、りょり重複データをわかりやすく抽出することができるようになります。
まずはCOUNTIF関数を使って、重複するデータを数値で表したいと思います。
以下のようにCOUNTIF関数を使って、重複データの有り無しを調べます。
=COUNTIF(A:A,A2)
ひとつのセルに数式を入れたら、それをH列全体にコピーします。これは何を表しているかと言うと…
A列全体を検索範囲として、その行のA列の値と同じものがあるかをチェックしています。すなわち、他の行に同じ氏名があると、その重複の数の分だけ、COUNTされる事になります。したがって、
重複がない＝1
重複がある＝2,3,4…
となります。
このままでも重複データがあるかないかを判断できるのですが、これに、IF関数を組み合わせて、もう少し重複があるかないかを見やすくしてあげましょう。
ここで、IF関数を使って示したいことは…
COUNTIF関数の結果が1だったら重複なし、それ以外だったら重複あり
ということになります。
それでは数式を実際に入れてみましょう。
ここで入れる数式は、IF関数を用います。
=IF（COUNTIF(A:A,A2)=1,”重複なし”,”重複あり”)
このように数式を入れることによって、重複の有無をセル内に表示することができます。
上記の数式をほかのセルにもコピーして貼り付けすると、以下のような表が完成します。
この状態で、H列をフィルタし、重複ありだけ抜き出すことによって、重複している行を簡単に表示させることができます。
いかがでしたでしょうか？
Excel（エクセル）でデータを扱う場合、重複チェックを行うことや、重複を削除する機会が多く出てきます。こういった重複チェックのやり方をマスターしておくことでより効率的な業務ができるようになるかと思います。
